Какие документы приходят с партией из Китая и что в них проверить

Документов с партией приходит много, но смотреть в каждом нужно немного. Договор говорит, что вы купили. Инвойс — сколько это стоит. Упаковочный лист — как это упаковано. Накладная — кто и куда везёт. Паспорт изделия — что именно сделал завод. Таможенные бумаги — что груз законно ввезён. Акт приёмки — что вы получили на самом деле. Почти все ошибки ловятся одним приёмом: одни и те же строки сверяют между документами и с грузом.

Договор и спецификация

Договор с поставщиком — основа всего остального. К нему прилагается спецификация: перечень позиций.

Что проверить:

• Кто продавец и кто изготовитель. Если это разные компании, это должно быть видно.
• Артикул и исполнение каждой позиции, а не только название. «Двигатель 15 кВт» — не исполнение. Нужны напряжение, обороты, монтажное исполнение.
• Условия поставки: до какого места продавец отвечает за груз и расходы. Обычно это записывают через правило Инкотермс — три латинские буквы и название места.
• Как предъявлять брак: на основании какого документа, кому и кто поставляет замену.

Инвойс и упаковочный лист

Инвойс — счёт поставщика на партию. Он отвечает за деньги: позиции, количество, цена, валюта, условия поставки. По инвойсу таможня считает платежи.

Упаковочный лист отвечает за физический груз: сколько мест, что в каком месте, вес нетто и брутто, размеры, маркировка мест. Цены в нём обычно нет. Вес нетто — изделие без упаковки, брутто — вместе с ящиком и поддоном.

Что сверить:

• Названия и количество позиций в инвойсе и упаковочном листе совпадают со спецификацией договора.
• Число мест в упаковочном листе совпадает с накладной и с тем, что приехало.
• Маркировка на ящиках совпадает с номерами мест в упаковочном листе.

Расхождение даже в одном ящике — повод для вопроса таможни и задержки.

Транспортная накладная

Это договор перевозки. Вид накладной зависит от транспорта:

Накладная СМГС действует на железных дорогах Китая, Казахстана, Кыргызстана и Узбекистана, её заполняют на русском или китайском. Накладная CMR — документ международной автоперевозки по Женевской конвенции 1956 года. Накладная СМГС выписывается на названного получателя и другому лицу не передаётся. Если груз летит самолётом, у него своя авиационная накладная.

Паспорт изделия и сертификат качества завода

Для оборудования завод выдаёт паспорт или руководство по эксплуатации. В нём модель, заводской номер, основные данные, условия гарантии. Для серийных изделий — сертификат качества или протокол испытаний на партию.

Что проверить: заводской номер в паспорте совпадает с номером на шильдике. Данные в паспорте совпадают с исполнением в договоре. Паспорт без номера изделия подтверждает модель, но не ваш экземпляр.

Сертификат происхождения

Подтверждает страну, где изделие сделано. Его выдаёт уполномоченный орган страны-экспортёра. По Таможенному кодексу Узбекистана сертификат подают вместе с декларацией, а в ряде случаев — обязательно. Без него выпуск товара не запрещён, но таможня может применить дополнительную пошлину. Поэтому сертификат запрашивают у завода до отгрузки, а не после.

Таможенные документы и сертификация

В Узбекистане груз оформляют по грузовой таможенной декларации. Её подают в электронном виде. В декларации указывают код товара по ТН ВЭД — от него зависят ставки платежей и нужны ли разрешения. Для продукции из перечня обязательной сертификации нужен сертификат соответствия. Таможня проверяет его подлинность, срок и совпадение с наименованием и кодом в декларации.

Что проверить: код ТН ВЭД и наименование в декларации соответствуют тому, что вы купили. Если код подобран неверно, платежи и требования к сертификации тоже окажутся не те.

Акт приёмки

Акт составляют на вашем складе. Он закрывает поставку и становится основанием для претензии, если что-то не так. В акте:

• пересчёт мест и позиций по спецификации;
• состояние тары: целая, вскрытая, мокрая, повреждённая;
• расхождения — что именно и сколько;
• подписи сторон и дата.

Осматривайте груз сразу. По закону и по Венской конвенции о несоответствии надо сообщить продавцу в разумный срок, описав, в чём оно. Повреждение, замеченное через месяц, доказать труднее.

Как это делаем мы

• Договор заключаем с заводом-изготовителем: завод, артикул и исполнение, количество, условия — в бумаге.
• Найденное с ценой, фото и характеристиками присылаем до заказа.
• Инвойс, упаковочный лист и транспортные документы оформляем мы, а не вы. Код ТН ВЭД, сертификат соответствия, декларация и разрешения на ввоз — тоже на нашей стороне.
• Акт приёмки подписывается на вашем складе. Брак, отмеченный в акте, меняется: договор обязывает завод-изготовитель поставить замену.