Как составить заявку на несколько запчастей сразу

Заявку на несколько запчастей удобнее всего сделать одной таблицей: одна строка — одна позиция. Для каждой позиции нужны название, марка или маркировка, размеры, количество, машина и место установки, фото. Отдельным столбцом отметьте, что срочно. Такая таблица заменяет длинную переписку: поставщик видит всё сразу, задаёт вопросы только по тем строкам, где чего-то не хватает, и не путает позиции между собой.

Почему одна таблица, а не десять сообщений

Когда позиции приходят по одной, в мессенджере, вперемешку с фото, начинаются потери. Фото без подписи не привязать к позиции. Количество написано в другом сообщении. Через неделю никто не помнит, какой подшипник был «тот, второй».

Таблица решает это тремя способами:

• у каждой позиции свой номер, и на него ссылаются в вопросах и в расчёте;
• пустая клетка сразу видна: понятно, чего не хватает, ещё до первого вопроса;
• по той же таблице потом сверяют счёт, отгрузку и приёмку на складе.

Шаблон: какие столбцы нужны

Столбцы можно назвать по-своему. Важно, чтобы каждый пункт был в отдельной клетке, а не всё одним предложением.

Как заполнять сложные строки

Марка переписана не полностью. Самая частая ошибка. Буквы после номера кажутся лишними, их не переписывают. А у подшипника от них зависят зазор и форма отверстия, у двигателя — исполнение и крепление. Переписывайте всё, что видно, даже если смысл непонятен.

Маркировки нет. Пишите в столбце 3 «нет маркировки». В столбце 5 — все размеры, какие удалось снять: посадочные, крепление, вал. Добавьте фото с линейкой рядом. Как снимать такой узел, разобрано в статье о запчасти по фото шильдика.

Узел сборный. Например, двигатель с редуктором. Лучше две строки: отдельно двигатель, отдельно редуктор, у каждого свой шильдик. В примечании укажите, что они работают вместе.

Неизвестно, сколько нужно. Напишите, сколько стоит на машине всего и сколько вышло из строя. Это поможет решить, брать ли запас.

Одна и та же деталь на разных машинах. Одна строка, а в «Где стоит» перечислите все места. Так видно общее количество.

Фото: как назвать, чтобы не потерялись

Называйте файлы номером строки: 03-1.jpg, 03-2.jpg — фото к строке 3. Тогда снимок не оторвётся от позиции, даже если файлы придут отдельно от таблицы.

На каждую позицию хватит двух-трёх снимков: общий вид на месте, шильдик или маркировка крупно, деталь с линейкой.

Срочность: отмечайте честно

Если в таблице всё «срочно», ничего не срочно. Отметьте отдельно то, из-за чего стоит или может встать линия. Остальное — плановое.

Это не ускоряет производство на заводе. Но от срочности зависит, как везти: срочную часть иногда выгоднее отправить отдельно и другим способом, а плановую — одной партией.

Чего в заявке не нужно

• Цены, которую «видели в интернете». Цену считают под партию: она зависит от количества, исполнения и условий поставки.
• Ждать, пока таблица заполнится целиком. Пришлите то, что есть: пустые клетки видны, по ним и будут вопросы.
• Отдельных писем на каждую позицию. Одна таблица, одна переписка.

Как отправить нам

• Таблицу пришлите на info@taminota.com или в Telegram. В форму на сайте можно приложить до трёх файлов: фото или PDF.
• Позиции из нашего каталога можно собрать кнопкой «В подбор» и отправить одной заявкой.

Как это делаем мы

• Разбираем таблицу построчно и отвечаем по номерам строк: что нашли, что уточнить.
• По каждой позиции ищем завод-изготовитель. Найденное присылаем до заказа с ценой; ваше «да» по строке и есть команда.
• На заводе сверяем отгружаемое с вашей таблицей: маркировку, количество, комплектность.